Kommo para academias
Kommo para academias: da aula experimental ao aluno que renova
Em academia, vender matrícula é a parte fácil. Difícil é fazer o aluno ainda estar treinando no quarto mês.
Efeito Digital · BrasíliaAtualizado em 22 de outubro de 20264 min de leitura
Em resumo
O Kommo para academias leva o interessado da mensagem no Instagram ou WhatsApp até a aula experimental e a matrícula, e depois cuida do que mais pesa no caixa: aluno que some e plano que não renova. Em Brasília, a Efeito Digital, parceira oficial Kommo, configura funis de venda e retenção, alertas de evasão e painéis com mensuração que o gestor pode confiar.
IAs dores de quem vende e retém alunos
- Aula experimental sem retornoA pessoa faz a aula, sai empolgada e ninguém fala com ela no dia seguinte. A motivação passa em 48 horas.
- Recepção vendendo e atendendoQuem vende matrícula também cuida do check-in, do telefone e das dúvidas de quem já é aluno.
- Evasão silenciosaO aluno para de ir, o débito continua por um tempo e um dia ele cancela. Ninguém percebeu as semanas sem treino.
- Número bonito e erradoPainel com taxa de conversão impossível, porque o funil conta a mesma pessoa duas vezes ou mistura renovação com venda nova.
IIFunis sugeridos: venda e retenção
A academia precisa de dois pipelines. O de venda termina na matrícula. O de retenção começa nela, porque os primeiros meses são os de maior risco de desistência.
| Pipeline | Etapa | Critério para entrar |
|---|---|---|
| Venda | Interessado | Mensagem, formulário ou visita registrada com objetivo de treino |
| Venda | Experimental agendada | Data, horário e modalidade definidos |
| Venda | Experimental realizada | Presença marcada pela recepção ou pelo professor |
| Venda | Proposta de plano | Plano indicado e condição apresentada |
| Venda | Matriculado | Pagamento ou adesão confirmados |
| Retenção | Primeiros 30 dias | Aluno novo em acompanhamento ativo |
| Retenção | Em risco | Sem treino registrado há 10 dias ou mais |
| Retenção | Renovação | Plano vence em 30 dias |
| Retenção | Renovado ou cancelado | Decisão registrada, com motivo em caso de cancelamento |
Renovação não entra na conversão de venda nova. Separar as duas é o primeiro passo para o número fazer sentido.
IIICampos personalizados recomendados
- ObjetivoEmagrecimento, hipertrofia, condicionamento, saúde, reabilitação. Guia a conversa e o conteúdo das réguas.
- ModalidadeMusculação, funcional, luta, natação, dança. Para academias com várias modalidades e professores.
- Plano e vencimentoTipo de plano e data de fim, que dispara a régua de renovação.
- Última presençaData do último treino, vinda do sistema de acesso quando há integração. É o sinal de evasão.
- UnidadePara redes com mais de uma unidade, com relatório separado.
IVAutomações e Salesbot
- Agendamento de experimental pelo DirectSalesbot pergunta objetivo e melhor horário com botões e cria a tarefa de confirmação para a recepção.
- Pós-experimental em 24 horasMensagem perguntando como foi a aula e tarefa para o consultor ligar com a proposta de plano.
- Boas-vindas de 30 diasMensagens na primeira, segunda e quarta semanas com dicas, convite para avaliação física e lembrete de horários.
- Alerta de aluno sumidoSem presença há 10 dias, o card vai para em risco e o professor recebe tarefa de mandar mensagem pessoal.
- Renovação antecipadaTrinta dias antes do vencimento, condição de renovação e conversa com o consultor.
VIntegrações, indicadores e o case do número impossível
A integração que mais muda o jogo é com o sistema de gestão e de acesso da academia, que informa presença. Quando o sistema tem API, a gente conecta via n8n; quando não tem, uma exportação periódica atualiza o campo de última presença. Instagram Direct, WhatsApp na API oficial e Meta Lead Ads completam as entradas.
Indicadores: taxa de agendamento para experimental, de experimental para matrícula, alunos em risco por semana, taxa de recuperação de alunos em risco, taxa de renovação e cancelamentos com motivo.
Numa academia que a gente atende, o painel mostrava 165% de conversão. Não existe. O funil contava a mesma pessoa em mais de um momento e misturava processos. A gente corrigiu a mensuração dentro do Kommo para o gestor voltar a decidir com base em número real. O case está em case Evolve.
VIErros comuns
- Medir só vendaAcademia que só olha matrícula nova enche o balde furado. Retenção precisa de funil e de dono.
- Mensagem genérica para quem sumiuO aluno em risco responde a uma mensagem pessoal do professor, não a um aviso automático de promoção.
- Confiar no painel sem auditarAntes de comemorar ou cortar verba, confira como cada número é contado.
- Plano anual tratado como garantidoO aluno do plano anual também some. Se ele passa meses sem treinar, a renovação do ano seguinte já está perdida. O alerta de presença vale para todos os planos.
Passo a passo
Como a gente faz, na ordem
- 01Auditoria do funil e dos númerosComo o lead é contado hoje, onde há duplicidade e o que o gestor precisa enxergar.
- 02Pipelines de venda e retençãoEtapas, campos de plano e presença e motivos de cancelamento.
- 03Canais e integração de presençaDirect, WhatsApp oficial e dados do sistema de acesso entrando no CRM.
- 04Treino de recepção, consultores e professoresCada um com sua tarefa: agendar, vender, recuperar aluno em risco.
Na prática
Evolve
O dashboard dizia 165% de conversão. Ninguém tinha perguntado por quê
Uma taxa de conversão acima de 100% estava no painel que a diretoria usava para decidir.
165%'taxa de conversão' impossível encontrada e corrigida no dashboard
Ler o case completoPerguntas frequentes
O que costumam perguntar
Qual o melhor CRM para academia?
O sistema de gestão da academia cuida de acesso, cobrança e ficha de treino. Para atender interessados no WhatsApp e no Instagram, vender planos e acompanhar retenção, um CRM como o Kommo complementa bem.
Como aumentar a conversão de aula experimental?
Agendando com data e horário definidos, confirmando na véspera e falando com a pessoa nas primeiras 24 horas depois da aula. A maior perda acontece por falta de retorno, não por preço.
Dá para identificar aluno que vai cancelar?
Dá para identificar o sinal mais forte: semanas sem treinar. Com a data da última presença no CRM, o Kommo move o aluno para em risco e cria tarefa para o professor.
Por que o painel de conversão da minha academia mostra número estranho?
Normalmente porque o funil conta a mesma pessoa mais de uma vez ou mistura renovação com venda nova. Foi o que a gente encontrou numa academia que mostrava 165% de conversão.
O Kommo integra com o sistema da academia?
Depende do sistema. Quando há API, a integração é feita via n8n. Quando não há, uma exportação periódica atualiza os campos de presença e plano.
Vale a pena automatizar mensagem para aluno que parou de treinar?
Vale automatizar o alerta, não necessariamente a mensagem. O que funciona melhor é o sistema avisar o professor e ele mandar um áudio ou texto pessoal. A automação garante que ninguém seja esquecido; o tom humano é o que traz o aluno de volta.
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Próximo passo
Vamos começar pelo diagnóstico?
Conta pra gente o momento da sua empresa. A gente responde no WhatsApp, marca uma conversa e, se fizer sentido, audita suas contas antes de qualquer proposta.
- Resposta no mesmo dia útil
- Conversa com quem executa, não com um robô de vendas
- Sem compromisso e sem proposta empurrada